Mengisi Self Adhesive Labels dengan aplikasi mail merge

 

Mail Merge adalah salah satu fasilitas Microsoft Word yang sangat berguna buat Anda yang sering membuat surat-surat masal seperti undangan, surat pemberitahuan, edaran, label, sertifikat dan sebagainya. Suatu saat Anda mau membuat surat undangan rapat yang akan diberikan kepada 100 orang. Dengan cara manual berarti Anda harus menulis surat tersebut, mengosongkan nama dan alamatnya yang akan dikirim, dikopi sebanyak seratus kali,baru Anda tulis satu persatu nama dan alamat tersebut. Cara itu sungguh melelahkan bukan? Untuk mengatasi persoalan yang menjenuhkan tersebut, maka program Microsoft Word diperlengkapi dengan fasilitas Mail Merge.

Mail Merge didalam Microsoft Word, terdiri dari dua dokumen :.

Dokumen utama yang berisi surat, atau sejenisnya (label, sertifikat) yang merupakan informasi yang akan diperbanyak,

 dan Recipiens atau sumber data (data source) yang berisi nama dan alamat yang akan digabungkan – lihat contoh diatas Data Rekanan. Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat surat secara masal dari membuat dokumen utama, membuat sumberdata dan menggabungkannya. Data source bisa dari berbagai macam sumber, salah satunya adalah data dari file Excel.
Data Source, yaitu daftar data yang akan dimasukkan dalam dokumen utama. Walaupun data yang akan dimasukkan bisa dibuat belakangan, namun sebaiknya data ini dibuat terlebih dahulu. Contoh data dibuat menggunakan MS Excel 2003.

Setelah Anda membuat dokumen Data Source yang diperlukan, sekarang buatlah Document Utama berupa surat.

Tujuan kita adalah memasukkan data-data Nama, Alamat dan kota dari Data Source ke dalam Document Utama, sehingga kita tidak perlu memasukkan data-data tersebut satu persatu.

Saatnya Menggunakan Mail Merge. Ikuti langkah-langkah berikut dari MS Word 2003.

1. Pilih menu Tools – Letters and Mailings – Mail Merge. Anda masuk ke Step 1 of 6. Perhatikan di sebelah kanan, akan muncul Jendela untuk memilih tipe dokumen.